1. Home
2. Soort/Type (Wat wil je organiseren?)

Soort/Type (Wat wil je organiseren?)

---

Straat- of buurtfeest

Een straat- of buurtfeest kan verschillende vormen aannemen. Ook al nodig je enkel je buren uit, toch heeft dit evenement een publiek karakter. Het is dan ook van belang om ook hier de veiligheidsrichtlijnen toe te passen.

In de zomer wil je misschien een barbecue organiseren? Hou dan rekening met de richtlijnen voor barbecues op openbaar domein (LINK). Tijdens de warme maanden zijn er mogelijk beperkingen op het maken van vuur in de buurt van bos en heide, of zelfs in het algemeen. Dit is afhankelijk van de gevarencode die geldt voor natuurbranden.

Wanneer je een foodtruck of eetkraam plaatst, moet de uitbater van deze kraam de nodige attesten kunnen voorleggen en over brandbestrijdingsmiddelen beschikken. (LINK)

In de winter plan je mogelijk om gezellig rond een vuurkorf te gaan staan met de buren? Het maken van vuur op openbaar domein vraag je ook best aan bij je gemeente zodat de burgemeester hier een toelating voor kan geven. Lees alvast de richtlijnen van de brandweer hierover na! (LINK)

Voor het plaatsen van een of meerdere springkastelen, raden we aan om de toelichting over het KB Active ontspanningsevenementen na te lezen. Voor een enkel springkasteel zijn de richtlijnen minder van toepassing, maar nog steeds nuttig!

---

Wielerwedstrijd

Aanvraag

Een wielermanifestatie in competitief verband met meerdere deelnemers, een tijdsopname of een klassement moet een vergunning krijgen van elke gemeente waar ze passeert. Ook wanneer maar een deel van de wedstrijd een tijdsopname heeft of wanneer de wedstrijd (al dan niet volledig) op onverharde wegen wordt gereden, zijn deze richtlijnen van toepassing. Een recreatieve toertocht valt niet onder de wetgeving van de wielerwedstrijden. Bij een toertocht wordt de wegcode gevolgd. Wanneer een wielertoertocht door bos gaat, moet de procedure bij Sport Vlaanderen doorlopen worden.

Ten laatste 14 weken voor de aanvang van de wedstrijd, moet je als organisator je vergunning aanvragen via het evenementenloket. Omdat op dit moment het parcours grotendeels afgestemd moet zijn en heel wat documenten moeten aangeleverd worden, raden we aan om vóór deze deadline met de betrokken gemeenten samen te zitten om het parcours te bespreken.

Let op: voor randactiviteiten bij start, aankomst of langsheen het parcours moet je een afzonderlijke evenementaanvraag indienen bij de betrokken gemeenten.

Documenten

• Aanvraag vergunning
• Voorstel verkeersmaatregelen: beschrijf waar en wanneer je een parkeerverbod wil, waar enkelrichting moet ingevoerd of tijdelijk opgeheven worden, welke omleidingen mogelijk zijn, waar signalisatie moet komen,… Voeg hier zeker de nodige stratenplannen bij, zodat duidelijk op welke plaatsen je maatregelen aanvraagt.
• Wanneer je gebruik maakt van gewestwegen, moet hiervoor een motivatie geschreven worden. Voeg deze zeker bij de aanvraag al toe, zodat onze diensten bij de wegbeheerder de aanvraag kunnen indienen. Wacht hier zeker niet te lang mee, omdat deze procedure soms lang duurt. Zonder toelating van de wegbeheerder, mag je geen gebruik maken van de gewestwegen!
• Overzicht kruispunten met aanduiding categorie en bezetting met seingevers en/of politie.

Procedure

Voor grote wedstrijden zal de gemeente van aankomst (de ‘referentiegemeente’) het initiatief nemen om een eerste overleg te organiseren met betrokken gemeenten, diensten en organisator. Op deze manier kennen alle betrokken partners elkaar van het begin van de procedure en kan het parcours onderling afgestemd worden.

De referentiegemeente staat in voor het aanvragen van de toelating bij de wegbeheerder (indien van toepassing) en de provinciale commissie voor dringende geneeskundige hulpverlening.

Ten laatste 8 weken voor de aanvang van de wedstrijd maak je als organisator het bewijs van de verzekering over aan elke betrokken gemeente. De verzekering moet bij ongeval naar aanleiding van of gedurende de wedstrijd, de geldelijke gevolgen van de burgerrechtelijke aansprakelijkheid waarborgen van organisatoren, signaalgevers, deelnemende renners,…

De betrokken gemeenten zullen ten laatste 6 weken voor de aanvang van de wedstrijd hun toelating (eventueel onder voorwaarden) overmaken aan de organisator. Een coördinatie-overleg met betrokken gemeenten, hulpdiensten en organisator wordt ingepland ten laatste 4 weken voor aanvang van de wedstrijd.

---

Fuif

Bij de organisatie van een fuif komt heel wat kijken. Gelukkig kan je voor heel wat ondersteuning terecht bij de evenementendienst terecht van je gemeente. Deze dienst kan je helpen bij het zoeken naar een geschikte locatie of nagaan of er al veel andere evenementen zijn gepland op de dag dat jij je fuif wenst te organiseren.

De gemeenten van Neteland willen een veilige fuifomgeving voor jongeren. Om die reden werd het Feest Goe-charter in het leven geroepen. Onder het motto ‘Geen gedoe, feest goe!’ vragen we organisatoren om een aantal maatregelen te nemen op hun fuif. In ruil wordt er bijkomende ondersteuning voorzien en ondersteunen we de promo van je evenement.

Bij de meeste fuiven vragen we om security (LINK) te voorzien. Afhankelijk de grootte van je evenement, je doelpubliek, de locatie of andere factoren, kan het nodig zijn dat dit professionele bewakingsagenten zijn. Start dan tijdig met het zoeken naar een firma, zeker in de festivalperiode zijn deze bedrijven druk bevraagd. We raden ook aan om de overeenkomst met een bewakingsfirma af te sluiten, zodat de afspraken voor beide partijen duidelijk zijn. Een lijst van alle erkende bewakingsfirma vind je op de site van BeSafe.

Een fuif zonder DJ is maar een saai feestje. Luide muziek kan echter snel overlast veroorzaken in de buurt. Daarom zijn er afspraken over hoe luid je muziek mag spelen. Deze afspraken zijn vastgelegd in de milieuwetgeving (VLAREM). We verduidelijken deze afspraken op de pagina over geluidsnormen (LINK).

Rommelmarkt, garageverkoop

Bij een garageverkoop bieden de mensen in een bepaalde buurt of omgeving tweedhandsspullen aan vanuit hun garage of oprit. Daarbij mogen alleen producten worden aangeboden die niet met het oog op doorverkopen werden aangekocht, gefabriceerd of geproduceerd. Ook op een rommelmarkt mogen particulieren deze producten niet aanbieden. Professionele verkopers wel, mits ze beschikken over een machtiging voor ambulante activiteiten (de ‘leurkaart’). Ze moeten zich ook bekend maken door een bordje te plaatsen, zichtbaar voor hun klanten, met daarop de firmanaam, de gemeente waar hun onderneming gevestigd is, hun KBO nummer en de naam en voornaam van de werkgever die de activiteit voor eigen rekening uitoefent.

Op een rommelmarkt mogen ook verenigingen een verkoop met niet-commerciëel karakter organiseren.

Bij een rommelmarkt bepaalt de locatie voor een groot deel welke maatregelen moeten genomen worden. Voor een rommelmarkt in een hal of zaal zijn er weinig veiligheidsmaatregelen te nemen. Hier moet je enkel met de capaciteit van de ruimte rekening te houden.

Voor een rommelmarkt of garageverkoop in open lucht wil je misschien een of meerdere straten afsluiten. In dat geval moet er een tijdelijk verkeersreglement worden opgemaakt. Dit kan je bij je evenementaanvraag meteen invullen. Voor afgesloten straten moet ook gekeken worden of er andere evenementen in de buurt zijn, werken gepland staan en of er een omleiding kan voorzien worden. Stuur daarom zeker tijdig je aanvraag in!

Voor een garageverkoop in een straat of wijk is het mogelijk niet nodig om de straat af te sluiten. Zorg er dan zeker voor dat automobilisten geïnformeerd worden over je evenement om ongevallen met bezoekers te voorkomen.
Wanneer het om een drukke straat gaat en het is niet mogelijk of gewenst deze af te sluiten, vragen we om een wandelstrook voor bezoekers te voorzien. Deze strook moet gescheiden zijn van de rijbaan. Je kan hiervoor bijvoorbeeld een parkeerstrook voor gebruiken. Ook dit kan je best tijdig bespreken met de gemeentediensten via je evenementaanvraag.

Kermis

Bij kermis of grote markt worden er extra kramen op de rijweg. Hulpdiensten moeten echter altijd kunnen passeren. Daarom vragen we op voorhand een grondplan (LINK) waarop de kramen en andere obstakels ingetekend zijn. Dit plan stuur je samen met je evenementaanvraag in. Bij het intekenen moet je met volgende minimale richtlijnen rekening houden:

• een vrije breedte van 4 meter, of 8 meter als de weg doodloopt;
• een draaistraal van 11 meter aan de binnenkant en 15 meter aan de buitenkant;
• een vrije hoogte van 4 meter;
• een maximale helling van 6%.

Gebouwen en woningen moeten ook steeds bereikbaar blijven voor hulpverleningsvoertuigen (LINK – brandweg).

Stoet of optocht

Voor begeleiding van een stoet of optocht door politie kan je zelf contact opnemen met de evenementencel van de politie. Nadat je evenementaanvraag is toegekomen bij de gemeentediensten, zal ook van hieruit meestal met politie afgestemd worden welke maatregelen nodig zijn om dit veilig te laten verlopen. Je bent verplicht je aan de richtlijnen van de politie te houden.

Daarnaast voorzie je zelf ook voor voldoende begeleiders. Deze moeten duidelijk herkenbaar zijn (fluorescerend hesje) en komen voor de start van de optocht samen om de afspraken met politie nog eens te overlopen. Ten laatste één week voor de aanvang van de optocht geef je de namen van de begeleiders door en een inschatting van het aantal aanwezigen. (MAILTO noodplanning?)

Doortocht

Een doortocht is een fietstocht of grote wandeling die niet in een gemeente start, maar er wel passeert.
–> procedure? melding? link sport Vlaanderen?

Festival

Een festival vraagt een degelijke voorbereiding. Daarom vragen we om tijdig contact op te nemen met de gemeente zodat we met alle betrokken diensten de nodige afstemming kunnen doen. Bijna altijd zal er een afzonderlijk veiligheidsoverleg worden ingericht. Op dit overleg zitten we met brandweer en politie samen en bespreken we je plannen. Zorg dat je dus tijdig een grondplan (LINK) en veiligheidsplan (LINK) begint op te maken. Het veiligheidsoverleg gaat tussen de 4 en 6 maanden voorafgaand aan je evenement door.

Zomerbar

Een zomerbar die meer dan 30 dagen open is voor het publiek (geteld tussen de eerste en laatste openingsdag) beschouwen we niet meer als evenement maar als een tijdelijke horeca-inrichting. Je zal hier dus een uitbatingsvergunning voor moeten aanvragen. (LINK naar formulieren lokale economie)

Wil je in je zomerbar een evenement organiseren (openings- of sluitingsfeest, dansavond met DJ,…) dan heb je terug een evenementenvergunning nodig. We vragen om al je evenementen meteen aan het begin van het seizoen bekend te maken, zodat we de overlast voor de buurt goed kunnen inschatten.

Zomerbars worden meestal tijdelijk opgebouwd. Daarbij wordt meestal houten paletten, balken, rieten matten, doeken,… gebruikt. Hou er rekening mee dat je ook voor een tijdelijke constructie moet voldoen aan de brandvoorschriften.

• Respecteer de maximumcapaciteit van de tent, bar of het terrein.  
• Plaats niets voor de nooduitgangen. Deze moeten zowel binnen als buiten vrij zijn van obstakels. 
• Zorg voor veiligheidsverlichting met voldoende lichtsterkte. Hang ze zeker boven elke uitgang en nooduitgang, op alle evacuatiewegen en trappen, in de nabijheid van brandblusmiddelen en in alle plaatsen die uitsluitend door kunstlicht verlicht worden. Veiligheidsverlichting moet automatisch en onmiddellijk in werking treden bij het uitvallen van de gewone verlichting. Sluit je veiligheidsverlichting aan op een apart circuit (bijvoorbeeld een generator) zodat ze minstens 1 uur blijft branden bij het uitvallen van de gewone verlichting.   
• Zet geen kaarsen.  
• Gebruik geen makkelijk brandbare materialen zoals textiel, kunststoffen (worteldoek), rieten matten, stro, karton, boomschors, takken,…  als bouwmateriaal. Gebruik ze in beperkte mate als versiering en zorg dat ze geen aansluitend geheel vormen.   
• Zorg dat versieringen (bijvoorbeeld netten, plafonddoeken) een evacuatie niet hinderen.  
• Versieringen, bekledingen en draperingen aan podiums en tijdelijke afbakeningen (dus ook de doeken op hekwerk) moeten uit brandvertragende materialen gemaakt zijn. (Op het attest van het materiaal moet staan dat het brandklasse A2 heeft.) 
• De inplanting van de bar en de andere tijdelijke inrichtingen mag het gebruik van aanwezige hydranten en gasafsluiters niet verhinderen. De hydranten, gelegen nabij de toegangswegen, moeten steeds vrijgehouden worden en voor de brandweer gemakkelijk bereikbaar zijn. 

Circus

Om een circus te mogen inrichten, moet je een aantal richtlijnen volgen:

• Acts met wilde dieren zijn verboden.
• Reclameborden (sandwichborden) kunnen ten vroegste 14 dagen voor de eerste voorstelling geplaatst worden en moeten ten laatste 7 dagen na de laatste voorstelling verwijderd worden. Worden er buiten deze periode borden geplaatst, zal dit beboet worden.
• Je moet volgende documenten kunnen voorleggen:
  • Bewijs van brandverzekering
  • Bewijs van verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
  • Recent positief keuringsattest voor elektriciteit
  • Technische beschrijving van de installaties
  • Kopie van het contract met een erkende dierenarts (als er acts met dieren zijn)
  • Bouwboek van de tent met daarin de maximale windbelasting en de brandweerstand van de tentzeilen
  • Een risicoanalyse van de (gevaarlijke) acts (met vuur, acrobatie op hoogte,…)
  • Een grondplan van de tent met capaciteit (publiek, artiesten en medewerkers), evacuatieroutes en breedte van de nooduitgangen
• Wanneer je gebruik wil maken van een geluidswagen moet dit op voorhand aangevraagd worden (evenementenloket). De geluidswagen mag 3 dagen voor aanvang en op de eerste dag van het evenement ingezet worden. Bovendien kan dit enkel tussen 8.00 uur en 20.00 uur.

Zie ook richtlijnen voor tenten, brandpreventie en eetkramen.

Fondsenwerving of niet-commerciële verkoop

Bij fondsenwerving zamel je geld in voor een goed doel. Dat kunnen bijvoorbeeld menslievende, culturele of sociale doelen zijn, je kan de natuur of dierenwereld verdedigen en promoten of steun zoeken na een ramp of humanitaire catastrofe. Het gaat hierbij niet om verkoop, maar enkel het inzamelen van geld. Je mag geen folders verspreiden en je mag niemand hinderen. Zo moeten voetgangers steeds een vlotte doorgang hebben en mag je handelaars niet hinderen in hun activiteiten. Via het evenementenloket kan je je actie aanvragen.

Voor een niet-commerciële verkoop moet je in sommige gevallen een toelating aanvragen:

• Wanneer je vereniging of instantie van openbaar nut erkend is door de Minister van Financiën, en giften bij gevolg fiscaal aftrekbaar zijn (denk hierbij aan Oxfam, Rode Kruis, 11.11.11,…) dan heb je geen specifieke toelating nodig. Het melden van je actie is voldoende. De voorwaarden zijn wel van toepassing.
• Wanneer je vereniging aangesloten is bij een landelijk erkende jeugdwerkorganisatie (bijvoorbeeld scouts), is een voorafgaande toelating of melding niet nodig. De voorwaarden zijn wel van toepassing.

De voorwaarden voor een niet-commerciële verkoop zijn:

• De verkoop moet één van volgende doelen hebben: liefdadig, sociaal, cultureel, educatief of sportief, ter bescherming van de natuur en de dierenwereld, ter bevordering van ambachten of streekproducten.
• De verkoop moet occasioneel zijn.
• De verkopers moeten zich tijdens de verkoop identificeren aan de hand van een opschrift, logo of bekend symbool.
• Bij de verkoop van gereglementeerde producten moet men de geldende reglementering naleven, zoals bijvoorbeeld de verkoop van voedingswaren.
• Alle verkoopsactiviteiten die niet conform deze regels plaatsvinden, kunnen verboden of stopgezet worden en de organisator kan één of meer jaren het verbod krijgen zijn activiteit uit te oefenen.

Aanvragen en meldingen kan je doen via het evenementenloket (zelfde formulier).

Contact