Aanvraag (Hoe begin je eraan)

Spring snel naar
Welk evenement moet ik aanvragen?
Wat is privé?
Aanvraagtermijn
Hoe verloopt een evenementaanvraag?
Aanvraagformulier

Welk evenement moet ik aanvragen?

Volgende evenementen moet je aanvragen:

Evenementen op de openbare weg
Evenementen in openlucht (ook een tent is openlucht!)
Evenementen met elektronisch versterkte muziek
Evenementen met sterke drank
Evenementen met inzet van vrijwillige en/of professionele security
Evenementen met een geluidswagen
Evenementen met ambulante handel (zoals o.a. foodtrucks)

Privé-evenementen moet je niet aanvragen. Zijn er aan je privé-evenement echter veiligheidsrisico’s verbonden (zeer veel bezoekers, overlast voor omgeving, verschillende foodtrucks,…)? Maak dan een melding via het aanvraagformulier voor evenementen. (zie verder onder schema)

Dit schema helpt je een handje:

Wanneer kan ik mijn evenement best melden?

Is bovenstaande niet van toepassing op jouw evenement? Dan is een aanvraag niet verplicht. Zijn er echter bijkomende risico’s (speciale doelgroep, publiek figuur, afgelegen locatie, …) aan je activiteit, dan is een melding aangewezen. Hierdoor krijgen de diensten van het lokaal bestuur een zicht op wat er doorgaat in de gemeente. Ze kunnen helpen om het evenement veiliger te maken, of ondersteunen bij het verkrijgen van een toelating die je misschien over het hoofd zag. Meldingen worden ook doorgegeven aan de hulpdiensten. Bij een incident beschikken zij zo meteen over basisinformatie van het evenement. Ook bij twijfel is een melding aangeraden. Indien nodig nemen de medewerkers van het evenementenloket contact met je op.

Wat is privé?

Evenementen die privé zijn én doorgaan op privédomein, moet je niet aanvragen. Een evenement is privé:

wanneer de deelnemers op voorhand een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen
en er een toegangscontrole is op basis van een lijst met voorafgaande inschrijvingen.

Een publieke oproep om zich op naam te laten uitnodigen maakt het evenement publiek toegankelijk. Voor een privé-evenement maak je dus ook geen reclame op publieke platformen of sociale media (tenzij in besloten groepen). Een bedrijfsfeest of fuif voor enkel de oud-leden van je vereniging is privé, ook als partners en kinderen mee uitgenodigd zijn.

Een privé-evenement mag ook enkel op veilige locaties doorgaan. Je mag dus niet zomaar eender welke locatie gebruiken om iets te organiseren, ook al is het privé.

Een privédomein is niet publiek toegankelijk. Als een locatie verhuurd of ter beschikking gesteld wordt, of als er veel feesten georganiseerd worden en deze dus wordt uitgebaat als feestlocatie, beschouwen we dit een openbare inrichting. Ook vakantiewoningen en lokalen van jeugdverenigingen worden beschouwd als publiek toegankelijk.

Aanvraagtermijn

Een evenementenvergunning aanvragen doe je via het online evenementenloket, ten laatste 60 dagen voor aanvang. Voor festivals en grote evenementen vragen we om zeker 6 maanden vooraf een aanvraag in te dienen. Zeer kleinschalige evenementen kan je op kortere termijn aanvragen, maar bij minder dan 3 weken kunnen we niet garanderen dat je nog een toelating krijgt.

Elk evenement wordt gecontroleerd op veiligheid. Voor sommige zaken is het nodig om advies in te winnen bij politie, brandweer, medische diensten, milieudiensten, mobiliteitsdiensten,… Deze instanties moeten de tijd krijgen om het dossier te bekijken en hun advies op te stellen. Pas daarna kan de dienst vrije tijd een evenementvergunning opmaken. Tijdens dit proces zijn er soms onduidelijkheden en stellen we bijkomende vragen aan de organisator. Omdat hier wel wat tijd kan overgaan, vragen we om je evenement ruim op voorhand in te dienen.

Hoe verloopt een evenementaanvraag?

Je evenementaanvraag komt toe bij de dienst vrije tijd/evenementenloket van de gemeente.

De medewerkers kijken je aanvraag na en nemen contact met je op als zij nog extra info nodig hebben.

Vervolgens vragen zij, afhankelijk van het evenement, advies bij verschillende instanties (bijvoorbeeld de mobiliteitsdienst). Elk evenement wordt ook door de noodplanningscoördinator gescreend op (brand)veiligheid, al dan niet met hulp van politie, brandweer of medische hulpverlening.

Wanneer alle adviezen binnen zijn, leggen de medewerkers het dossier ter goedkeuring voor aan de burgemeester of het schepencollege.

Na goedkeuring krijg je een mail met daarin je evenementvergunning. Hierin staan alle voorwaarden opgenomen waaraan je event moet voldoen.

Heb je vragen over hoever het staat met je toelating of over de voorwaarden in je vergunning, neem dan contact op met de dienst vrije tijd/evenementenloket.