Locatie en capaciteit (Waar wil je iets organiseren?)

Spring snel naar
Zaalzoeker
Veiligheidscapaciteit
Nooduitgangen

Zaalzoeker

De juiste locatie kan bijdragen aan de sfeer en veiligheid van je evenement. Zowel de verwachte opkomst als het type evenement bepalen mee welke locatie het meest geschikt is.

Bekijk de locaties die via de gemeenten worden verhuurd (in Herentals ook locaties die verhuurd worden door derden):

https://www.grobbendonk.be/devollevaart

https://www.herentals.be/evenementen/huren/zaalzoeker

https://www.herenthout.be/zaalverhuur

https://www.olen.be/locaties

https://vorselaar.be/locatie-huren

Enkele tips die kunnen helpen bij het kiezen van de juiste locatie:

Kies een locatie die geschikt is voor het type evenement dat je wil organiseren. Let hierbij ook op risico’s die eigen zijn aan je evenement en risico’s die voortkomen vanuit je locatie. Daarnaast kan, voor openluchtevenementen, ook het weer een belangrijke rol spelen en bijkomende risico’s met zich meebrengen. Zorg dat al deze risico’s elkaar niet versterken.
Maak afspraken met de eigenaar over alle aspecten van de verhuring: waar met afval blijven, hoe zit het met het opkuisen van de zaal of het terrein, gebruik van het aanwezige meubilair,… Zorg dat je deze afspraken in een overeenkomst hebt staan die door beide partijen ondertekend wordt.
Zorg dat je een goed beeld hebt van de locatie: welke faciliteiten zijn er, is er voldoende ruimte voor bezoekers om zich te verplaatsen, zijn er aandachtspunten vanuit de omgeving van de locatie,…?
Onderzoek de bereikbaarheid van de locatie: zijn er fietsenstallingen in de buurt, hoe is het met de toegangswegen gesteld, zijn er haltes van het openbaar vervoer, zijn er voldoende parkings,…?
Evenementen kunnen enkel doorgaan op veilige locaties. Een veilige locatie beschikt normaal over een brandpreventieverslag. Bij de uitbater van de zaal kan je vragen of dit verslag beschikbaar is. Bij twijfel kan je ook bij de dienst noodplanning navragen of je gewenste locatie aan de veiligheidsvoorwaarden voldoet.
Hou rekening met de capaciteit van de locatie.
Bekijk of de locatie goed bereikbaar is voor de hulpdiensten, ook wanneer het druk wordt omwille van bezoekersstromen.

Veiligheidscapaciteit

Elke zaal waar evenementen plaatsvinden, moet over een brandveiligheidsattest beschikken. Hierin staat hoeveel personen er maximaal zijn toegelaten. Wordt dit aantal overschreden, dan kunnen er grote problemen ontstaan bij een eventuele ontruiming als gevolg van een incident.

Ook in tenten en op openlucht evenementterreinen mag maar een maximaal aantal personen tegelijk aanwezig zijn.

De veiligheidscapaciteit kan je zelf berekenen. Hieronder hoe je dat kan doen. Twijfel je nog, of zit je nog met vragen hierover, aarzel dan niet om contact op te nemen met de dienst noodplanning.

Bepaal eerst de theoretische capaciteit.
Deze is:

in publiek toegankelijke tenten: 2,25 personen per m² (oppervlakte binnen de tentzeilen)
in publiekszones van een openlucht evenementterrein: 3 personen per m²
in dancings en lokalen waar gedanst wordt: 3 personen per m²
in andere lokalen toegankelijk voor het publiek zoals een café, snackbar, zaal, restaurant,…:
1 persoon per m² (de oppervlakte is hier de oppervlakte binnen de muren verminderd met de oppervlakte bezet door meubilair)

Bepaal daarna de evacuatiecapaciteit.
Deze wordt bepaald door de (nood-)uitgangen: voor elke aanwezige persoon moet je 1 cm nooduitgang voorzien.

Gebruik onderstaand schema om het aantal (nood)uitgangen te bepalen:

Aantal personen op het drukste moment	Te voorzien
-100 personen	Minstens 1 uitgang
+100 personen	Minstens 1 uitgang en 1 nooduitgang
+500 personen	Minstens 1 uitgang en 2 nooduitgangen
+ 1.000 personen	Minstens 1 uitgang en 3 nooduitgangen
+ 2.000 personen	Minstens 1 uitgang en 4 nooduitgangen

Voor elke aanwezige persoon moet er 1 cm nooduitgang voorzien worden. Wil je 600 personen toelaten heb je dus 3 nooduitgangen nodig, met een totale breedte van 6 meter (= 600 cm).

De kleinste waarde van beide capaciteiten is het maximaal aantal personen dat tegelijk aanwezig mag zijn.

Hieronder een voorbeeld om dit te verduidelijken.
Theoretische capaciteit

Type	Oppervlakte (m²)	Berekening	Theoretische capaciteit
Terrein (open lucht)	+/- 650 m²	3 pers. per m²	1.950 personen

Evacuatiecapaciteit

Soort lokaal	Breedte (nood-)uitgangen	(nood-)uitgangen conform?	Evacuatiecapaciteit
Terrein (open lucht)	Inkom: 4 m	ja	400 personen
	2x nooduitgang 2 m	ja	400 personen
		Totaal:	800 personen

Van deze twee waardes (1.950 en 800) neem je de kleinste. In bovenstaand voorbeeld is dit 800 personen. Dit is het maximum van het aantal personen dat zich in de ruimte mag bevinden. Je mag deze waarde zelf nog naar omlaag bijstellen, maar ze mag nooit overschreden worden.

Als organisator neem je maatregelen om te voorkomen dat er meer personen binnen zijn dan toegelaten. Enkele tips die je hierbij kunnen helpen:

Beperken van de ticketverkoop: verkoop nooit meer inkomkaarten voor je evenement dan er mensen binnen mogen.
Polsbandjes: voorzie evenveel polsbandjes als er mensen binnen mogen. Iedereen die binnen komt krijgt een bandje. Zo heb je steeds een zicht op het aantal aanwezigen.
Telsystemen: er bestaan poortjes of andere elektronische telsystemen die je aan de inkom kan plaatsen, maar dit is een vrij prijzige oplossing.
Visuele controle: op kleine evenementen kan je de capaciteit visueel in de gaten houden, maar wanneer het evenement groter wordt, is dit een onnauwkeurige methode.

Nooduitgangen

Een nooduitgang moet steeds

minstens 80 cm breed zijn;
naar buiten opendraaien;
voorzien zijn van pictogram en noodverlichting;
steeds los zijn wanneer er publiek aanwezig is;
verspreid liggen over de publieke ruimte.

FOUT

Een nooduitgang moet minstens 2 meter hoog zijn. Let op bij tenten: doorhangende tentflappen kunnen de doorgang belemmeren.

GOED

Zorg ook dat de evacuatieroute achter de nooduitgang vrij is van obstakels (opslag materialen of afval verwijderen, spantouwen van tenten oprollen en vastmaken, …)