Documenten (Welke documenten heb je nodig?)

Plannen

Grondplan

Wanneer je buiten een evenement organiseert, vragen we meestal een grondplan. Dit zorgt ervoor dat we een goed beeld hebben van wat je wil gaan organiseren en helpt ons bij het verfijnen van de risicoanalyse. Deze plannen worden gedeeld met brandweer en politie, zodat ze bij een eventueel incident snel beschikken over de juiste informatie.

Een grondplan geeft duidelijk weer hoe het evenement is opgesteld ten opzichte van de omgeving. Bovendien is het belangrijk dat de indeling en inrichting van het evenementterrein wordt weergegeven. Daarom vragen we om minimaal volgende informatie te voorzien (indien van toepassing op jouw evenement):

afmetingen van het (publiek toegankelijke) terrein en/of binnenruimtes
locatie en afmetingen van de nooduitgangen, evacuatiewegen en verzamelpunten in geval van nood
locatie van de brandbestrijdingsmiddelen (brandblussers (ABC, CO₂), haspels,…)
aanrijroutes en opvangpunt voor hulpdiensten
locatie van de nutsvoorzieningen (waterpunten, generatoren, elektriciteit, gasaansluiting,…)
toiletten, afvalcontainers, wasstraten,…
toog, eet- en drankkramen
alle hekwerk en afsluitingen, maar ook waar de doorgangen zijn
locaties voor hulpdiensten (indien van toepassing): lokaal voor politie, brandweerpost, EHBO-posten, CP-EVENT,…

Tips voor de opmaak van een grondplan

Je kan eventueel vertrekken van een afbeelding die je kopieert vanuit Google Maps, of meteen je plan tekenen in Google MyMaps. Teken het inplantingsplan uit met een grafisch programma. Van sommige domeinen heeft het lokaal bestuur plannen waarop je kan tekenen.
Ben je niet handig met computerprogramma’s? Een plan mag ook op papier getekend worden.
Denk ruimer dan alleen het onmiddellijke terrein. Let erop dat je omliggende gebouwen, berijdbare wegen, afsluitingen, grachten, hindernissen of verwachte verkeersstromen op het plan aanduidt.
Bepaal en teken alle activiteiten en diensten op het inplantingsplan. Vergeet ook niet om niet-publiek toegankelijke zones op te nemen.
Begin met de vaste structuren: tenten, podia, bar, omheining, parkings, toiletten, eetkraampjes,… Vermeld nuttige informatie er meteen bij: afmetingen tent, capaciteit, aantal toiletten, eetkraampjes op gas of elektriciteit,…
Een grote locatie deel je best op in zones en compartimenten, zodat er voor elke van die zones gerichte maatregelen mogelijk zijn.
Vergeet de afmetingen en de schaal van het plan (bv. 1cm = 1m) niet te vermelden. Lukt het niet goed om op schaal te tekenen, vermeld dan zeker de belangrijke afmetingen (terrein, tenten, breedte nooduitgangen,…)
Denk ook na over de aanrijroute voor hulpdiensten. Deze mogen niet samen vallen met evacuatiewegen! Hou ook rekening met de minimale doorgang voor brandweerwagens:
- minimaal 4 meter breed en 8 meter indien de weg doodloopt
- minimale draaistraal van 11 meter aan de binnenkant en 15 meter aan de buitenkant
- minimale vrije hoogte 4 meter o maximale helling 6% o draagvermogen: voertuigen moeten, zonder verzinken, met een maximale asbelasting van 13 ton kunnen rijden en stilstaan
Zaken die relatief klein zijn, zoals eetkraampjes en EHBO-posten, mag je aanduiden met een markering. Zorg voor een duidelijk icoontje en vergeet de legende niet.
Evalueer na het evenement wat er beter kon. Zo kan je bij een volgende editie het plan aanpassen en hergebruiken.

Sjablonen

Veiligheidsplan

Nadat je je evenement hebt doorgegeven via het evenementenloket van je gemeente, maakt de dienst noodplanning een risicoanalyse op. Afhankelijk van het resultaat van deze analyse zal je bijkomende plannen of documenten moeten aanleveren.

Zo kan de dienst noodplanning je bijvoorbeeld vragen om een veiligheidsplan in te vullen. Hoe meer risico’s aan een evenement verbonden zijn, hoe uitgebreider het veiligheidsplan zal zijn.

Je krijgt een handig sjabloondocument dat je kan invullen. Het plan vat alle info samen die belangrijk is voor de hulpdiensten, voor jou als organisator en soms ook een beschrijving van de voornaamste risico’s en een beschrijving van de aanpak van incidenten. Zo gaat er bij een incident geen kostbare tijd verloren.

Evalueer na het evenement wat er beter kon zodat je je veiligheidsplan bij een volgende editie van het evenement verder kan aanvullen.